本書共分12章，主要內(nèi)容有：秘書的角色定位與類型，秘書的素質(zhì)與職業(yè)道德，秘書的日常事務(wù)，秘書辦會(huì)，秘書辦文，秘書的接待工作，郵件處理與郵政業(yè)務(wù)，信息工作與調(diào)查研究，秘書的協(xié)調(diào)工作等。每章都有閱讀材料和技能訓(xùn)練題，以培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)際動(dòng)手能力。本書可作為大中專院校文科專業(yè)的教材，也可作為各類企事業(yè)單位秘書培訓(xùn)材料，對(duì)于秘書從業(yè)人員也有切實(shí)的指導(dǎo)作用。
5．適應(yīng)未來的變化
這種變化不僅指在技術(shù)層面的改變，而且還指這一切的改變背后的因素。也就是，了解自己的取舍、規(guī)劃個(gè)人的前程及目標(biāo)，并且運(yùn)用個(gè)人的技術(shù)層面的能力，全力適應(yīng)未來辦公室整體變化的挑戰(zhàn)。
針對(duì)未來秘書的期望所做的一項(xiàng)調(diào)查顯示，大約1／4的人對(duì)于這一行業(yè)的喜愛是不會(huì)變的；另有1／4的人準(zhǔn)備繼續(xù)深造。約有15的人沒有答案。另外35的人答案很分散，這包括：5的人已有其他才能可隨時(shí)轉(zhuǎn)業(yè)；5的人已經(jīng)生病了：7％的人決定要自行創(chuàng)業(yè)；8的人太窮上不了學(xué)；另有15的人決定終生當(dāng)秘書等等。
依照這些發(fā)生在美國的統(tǒng)計(jì)資料，我們可以粗略地描述出將來在我國秘書發(fā)展專業(yè)化的過程中，可能遭遇的一些問題。基本上，除了外資企業(yè)秘書的待遇和職階與西方企業(yè)相似以外，我國的秘書和西方的秘書處境不同的有以下幾方面：
(1)我國老板常將秘書當(dāng)作部屬或差役；外商則常將秘書作為朋友。對(duì)等的差距比較不同。
(2)我國秘書多半具有大專以上的程度，甚至不少比主管的學(xué)歷高。國外則均以高中畢業(yè)之后進(jìn)入秘書學(xué)校進(jìn)修一至兩年的專校生擔(dān)任秘書。
(3)我國缺少秘書學(xué)校，故而市場(chǎng)所需的秘書都沒有接受過正規(guī)秘書訓(xùn)練；西方秘書則一律均有專業(yè)執(zhí)照或證書才能任職。
(4)我國的秘書所擔(dān)任的工作煩瑣，是因?yàn)槁殑?wù)分類不明顯之故。西方秘書如果有秘書的頭銜，通常已是主管個(gè)人的助理或執(zhí)行秘書，其待遇有別于一般打字、接待或文書人員。
由于這些不同點(diǎn)，我國秘書的生涯規(guī)劃就與西方略有差別。因?yàn)�，如果要由幕僚性例行工作改任主管，必須至少具�?1)專業(yè)知識(shí)；(2)行政能力；(3)政治手腕。秘書在例行性文書處理、檔案、資訊、旅行約會(huì)安排等工作進(jìn)行過程中，必須盡早培養(yǎng)及再學(xué)習(xí)專業(yè)經(jīng)理人的知識(shí)，如管理課程、電腦操作、軟體應(yīng)用、資訊匯整等等，并選擇一項(xiàng)專精的管理內(nèi)容，如人事、財(cái)務(wù)、資訊、行銷管理等，才能堂而皇之地進(jìn)入專業(yè)經(jīng)理的角色和殿堂。
所以，升遷的準(zhǔn)備工作很重要：要先選擇，學(xué)習(xí)，得到主管的肯定，等機(jī)會(huì)，才能向主管的角色邁進(jìn)。而這其中每一環(huán)節(jié)都要靠自己努力才行。
如果終生以秘書為職業(yè)，則亦必須有生涯規(guī)劃。因?yàn)椋k公室內(nèi)的一切將隨科技時(shí)代來臨而改變。如果秘書不能逐步專業(yè)化，重要的技能不能很快地學(xué)習(xí)，那么競(jìng)爭(zhēng)之下，就會(huì)慘遭淘汰。在這一點(diǎn)上，我國早應(yīng)大力提倡秘書資格制度，經(jīng)過考試，將秘書確立在專業(yè)化的角色上。這樣，秘書這項(xiàng)行業(yè)才會(huì)更受到尊重和肯定。當(dāng)然，配合考試，社會(huì)上更應(yīng)出現(xiàn)許多秘書的專業(yè)學(xué)校才對(duì)。日本自15年前實(shí)施考試制度至今，有1000人應(yīng)考，只有83人通過考試，但這對(duì)提升秘書的整體形象有莫大的助益。
(摘自石詠琦《談天才秘書》，北岳文藝出版社2003年1月版)
四、秘書工作微觀環(huán)境有關(guān)資料
工作對(duì)象大小與光量的標(biāo)準(zhǔn)
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┃觀察對(duì)象的zui小尺度(d／mm)┃zui低光量(人工照明)┃
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┃d≤0．15┃┃
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┃015┣━━━━━━━━━━━━━━━╋━━━━━━━━━━━━┫
┃03┣━━━━━━━━━━━━━━━╋━━━━━━━━━━━━┫
┃0．6┣━━━━━━━━━━━━━━━╋━━━━━━━━━━━━┫
┃1┣━━━━━━━━━━━━━━━╋━━━━━━━━━━━━┫
┃2┣━━━━━━━━━━━━━━━╋━━━━━━━━━━━━┫
┃d>5┃20W┃
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辦公室、房間及其他室內(nèi)場(chǎng)地的光量標(biāo)準(zhǔn)
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┃序號(hào)┃場(chǎng)所名稱┃人工照明標(biāo)準(zhǔn)┃
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┃l┃設(shè)計(jì)室┃100W┃
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┃2┃閱覽室┃75W┃
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┃3┃辦公室、會(huì)議室、資料室┃50W┃
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┃4┃食堂┃30W┃
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┃5┃休息室┃30W┃
┣━━━━╋━━━━━━━━━━━━━━╋━━━━━━━━━┫
┃6┃廁所┃20W┃
┣━━━━╋━━━━━━━━━━━━━━╋━━━━━━━━━┫
┃7┃通道、樓梯┃5W┃
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非住宅區(qū)室內(nèi)噪聲標(biāo)準(zhǔn)
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┃場(chǎng)所┃標(biāo)準(zhǔn)／dBA┃
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┃辦公室、商店、小餐廳、會(huì)議室┃35┃
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┃大餐廳、帶打字的辦公室、體育館┃45┃
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┃大的打字室┃55┃
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┃車間(根據(jù)不同用途)┃45～75┃
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