這是一本強(qiáng)調(diào)工作體系能提高工作效率的成功勵志圖書，只要搞好“體系”誰都能做出成果。只要構(gòu)筑這種體系，無論是誰，無論什么時候做，無論他做幾次，只要遵循一定的規(guī)則去做，就能得出令人滿意的結(jié)果。
作者簡介：
泉正人，日本金融學(xué)院株式會社代表董事長。成立日本第一個網(wǎng)上商標(biāo)登陸網(wǎng)站TradeMarkSt后，還設(shè)立了日本FinancialAcademy教育機(jī)構(gòu)。經(jīng)營多家股票投資、房地產(chǎn)投資等理財教育機(jī)構(gòu)。目前除了經(jīng)營房地產(chǎn)入口網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)咖啡等五家公司之外，還擔(dān)任金融學(xué)習(xí)協(xié)會理事長。著有《有錢是訓(xùn)練出來的》、《提早6小時下班的工作術(shù)》、《金錢的基礎(chǔ)教育》、《磨練成功的“投資能力”》等書。
目錄：
Part1“體系”能改變你的工作
Stage01為什么需要“體系”
案例1神廚的美味肉排
案例2把工作交給優(yōu)秀的人就沒問題了嗎？
案例3工作時間越長就越牛嗎？
個人的才能與努力有難以翻越的“壁壘”
“體系”究竟是什么
能干的商務(wù)人士都會構(gòu)筑“體系”
Stage02什么工作需要“體系化”
“操作類”與“思考類”
用對“麻煩”
把時間和勞力花在“用腦思考”上
需要溝通的工作也要“體系化”
Stage03將自己的工作“體系化”
將成功經(jīng)歷“體系化”Part1“體系”能改變你的工作
Stage01為什么需要“體系”
案例1神廚的美味肉排
案例2把工作交給優(yōu)秀的人就沒問題了嗎？
案例3工作時間越長就越牛嗎？
個人的才能與努力有難以翻越的“壁壘”
“體系”究竟是什么
能干的商務(wù)人士都會構(gòu)筑“體系”
Stage02什么工作需要“體系化”
“操作類”與“思考類”
用對“麻煩”
把時間和勞力花在“用腦思考”上
需要溝通的工作也要“體系化”
Stage03將自己的工作“體系化”
將成功經(jīng)歷“體系化”
將常規(guī)工作“體系化”
“如何有效利用時間”是商務(wù)人士的永恒課題
用“體系”提高日常業(yè)務(wù)的效率
擺脫“勞動時間=業(yè)績”的狀態(tài)
構(gòu)筑“體系”，是對自己未來的時間的投資
忙碌的時候正是成長的機(jī)會
Stage04用“體系”驅(qū)動隊(duì)伍
領(lǐng)導(dǎo)所需要的“體系化”
新人和年輕商務(wù)人士所需要的是“模仿成功者”
發(fā)現(xiàn)問題，首先檢查“體系”
失敗也能“體系化”
構(gòu)筑能保證“體系”運(yùn)行的“體系”
Stage05構(gòu)筑有可持續(xù)性的“體系”
關(guān)鍵是沒有強(qiáng)大的意志和毅力也能堅持下去
堅持的訣竅1·定小目標(biāo)
堅持的訣竅2·借用他人的力量
Stage06“體系”工作法黃金三定律
定律1不依賴能力
定律2不依賴意志力
定律3不依賴記憶力
Part2大幅提高“操作類”工作的效率
Stage01活用檢查表
用流水作業(yè)的技巧處理“操作類”工作
Stage02將工作內(nèi)容和順序變?yōu)闄z查表
編寫實(shí)用檢查表的4個訣竅
常規(guī)工作要在第一次做時寫好檢查表
把所有工作變成檢查表
維護(hù)同樣重要
Part3統(tǒng)一管理所有任務(wù)
Stage01掌握數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)
為什么需要統(tǒng)一管理？
統(tǒng)一管理的訣竅1把一臺電腦的用處發(fā)揮到極致
統(tǒng)一管理的訣竅2統(tǒng)統(tǒng)放進(jìn)去
統(tǒng)一管理的訣竅3不把文件夾分太細(xì)
統(tǒng)一管理的訣竅4定好文件名的命名規(guī)則
統(tǒng)一管理的訣竅5建一個名為“其他”的文件夾
統(tǒng)一管理的訣竅6把備份“體系化”
Stage02·使用“TODO”清單，統(tǒng)一管理所有任務(wù)
活用電腦的任務(wù)管理功能
不要猶豫，把所有事情寫進(jìn)清單里
用郵件把好主意和備忘錄發(fā)給自己
目標(biāo)管理和維持干勁也能“體系化”
Stage031天的工作只要2小時！
“不動腦”工作法
不排優(yōu)先順序，從最輕松的任務(wù)開始，一口氣解決
中午前解決“操作類”
定期提醒“思考類”，將其根植于潛意識中
如何處理當(dāng)天無法完成的工作
Stage04構(gòu)筑處理郵件的“體系”
郵件規(guī)則1當(dāng)場回信
郵件規(guī)則2只給判斷留5秒時間
郵件規(guī)則3文字控制在20行以內(nèi)
郵件規(guī)則4提供2個以上的選項(xiàng)
郵件規(guī)則524小時規(guī)則
Stage05搜集信息也能“體系化”
“變得被動”“不堵住信息的入口”是基本
Part4用“體系”思考的人有“7種習(xí)慣”
追求輕松
想簡單些
不記憶，而記錄
不懂就問
用時薪判斷自己的時間
模仿成功者
讓自己“拘于一格”
Last“體系”工作法的目標(biāo)
“體系化”能帶來百倍的差距
構(gòu)筑“體系”的第一步是寫出來
“體系”工作法不是Lifehack
“體系化”后，你的腦子就會一清二楚
自己的錢也要“體系化”
后記你是不是會遇到如下的情況：浪費(fèi)時間，過度拖沓，工作效率低下，編造各種理由，甘心淪為“賴班族”◆日本新銳管理大師木田直之、中國臺灣王品集團(tuán)董事長戴勝益聯(lián)合推薦Part1
“體系”能改變你的工作
Stage01
為什么需要“體系”？
案例1神廚的美味肉排
某個住宅區(qū)附近有一家餐廳叫“BIG”，專賣好吃的肉排。店面很小，十幾個人就坐滿了。
這家店有位手藝非常高超的神廚，只要是他掌廚，做出來的肉排就會外焦里嫩，汁水十足，飄香四溢。門外漢在家是肯定做不出這種味道來的。
除了那位大廚，“BIG”還有個年輕的小廚師，兩人輪流掌廚，一個人負(fù)責(zé)半周。但年輕廚師做出來的肉排就是沒有大廚做的好吃。大廚偶爾也會指導(dǎo)年輕人做菜，可效果并不好。
餐廳有幾個服務(wù)生，都是打工的，輪流接待客人。里頭有經(jīng)驗(yàn)豐富的老手，做事周到，態(tài)度也非常好；可有的看見客人來了也不倒水，還會把后下單的菜先端出來。總而言之，每個人的待客水平參差不齊。發(fā)現(xiàn)問題時，店老板當(dāng)然會出言提醒，可大部分情況下還是交給服務(wù)生們自己去判斷。
神廚的肉排頗受好評，“BIG”的生意也不錯，可照眼下這個情況，擴(kuò)大店面或是開連鎖店是幾乎不可能的。
在同一片地區(qū)靠近車站的地方，有一家家庭餐館叫“KitchenSmart”。
“KitchenSmart”沒有“BIG”那樣的神廚，而且掌廚的都是打工的學(xué)生。所以那里的肉排自然不如神廚做的那么好吃。
但這家店有操作指南，無論是誰掌廚，做出來的肉排都是一個味道。負(fù)責(zé)做菜的人要先培訓(xùn)一段時間，學(xué)習(xí)做菜的流程和訣竅。
而服務(wù)生也有相應(yīng)的操作指南。當(dāng)然有些服務(wù)生的態(tài)度特別好，可即便是態(tài)度不那么好的人，也能麻利地接待客人。
“KitchenSmart”已經(jīng)在其他地區(qū)開了好幾家連鎖店。
看了這兩家餐廳的例子，大家作何感想？
“‘BIG’真是太可惜了，那大廚就不能好好教那個年輕人嗎？”
也許有人會這么想吧。
美食家興許會說：
“可我挺想吃那大廚做的肉排的。家庭餐館畢竟是家庭餐館�！�
我也很喜歡“吃”，非常理解各位美食家的心情，但“想去嘗嘗看”和“以后還想去”“下次要帶上同事和熟人一起去”是兩碼事。
事情還沒完呢。不久后，“BIG”的神廚居然跳槽到了“KitchenSmart”！
顧客的眼睛是雪亮的。過了沒多久，“BIG”的生意就變差了，簡直是門可羅雀。而“KitchenSmart”呢？他們把大廚的肉排歸納成學(xué)生也能看懂的簡單食譜，并將“神廚操刀的美味肉排”納入了所有連鎖店的菜單中。現(xiàn)在這道肉排已成為“KitchenSmart”的經(jīng)典菜式。
生意可真不好做啊。
案例2把工作交給優(yōu)秀的人就沒問題了嗎？
以下是我的親身經(jīng)歷。
我的父親也是創(chuàng)業(yè)者，母親幫了他很多忙。她本就是做財務(wù)工作的，所以公司的財務(wù)、會計工作由母親全權(quán)管理。
母親的身體本來很好，還有游泳的好習(xí)慣。可突然有一天，她在游泳池里突發(fā)腦溢血，失去了意識。兩周后，她便撒手人寰了。
父親無暇為母親的死而悲傷，因?yàn)橛泻芏喱F(xiàn)實(shí)問題等待他去解決——他完全不知道公司的財務(wù)是怎么運(yùn)作的。
“資金是怎么運(yùn)轉(zhuǎn)的？”
“資金是什么時候，從哪里匯進(jìn)來的？數(shù)目有多少？”
所有數(shù)據(jù)都在母親的腦袋里。父親的公司太依賴母親的能力了。
當(dāng)然票據(jù)和賬簿還是有的，可光靠這些，如何讓人迅速接班呢？最終，我請會計朋友幫忙，幫著父親理清賬簿和業(yè)務(wù)流程，累得筋疲力盡。
*
人無絕對。生病、離職、私人原因……誰都可能突然遇上無法完成工作的情況。要是這人走了公司就運(yùn)作不下去了，可怎么得了！
父親的公司之所以出問題，是因?yàn)闀嫻ぷ魈^仰賴母親的能力，沒有一個完整的“體系”，讓所有人都能順利接手會計工作。剛才的那家餐廳“BIG”也有相同的問題。
案例3工作時間越長就越牛嗎？
7年前，我由于開的公司變多，要完成的“工作”也越來越多，每天要從早上6點(diǎn)工作到晚上12點(diǎn)多。
我每天要去公司，往許許多多文件上敲章，指示負(fù)責(zé)人該做些什么。要是有人問我某件事該怎么辦，我也會仔仔細(xì)細(xì)地教。要是客戶來咨詢資金的事，我還要手忙腳亂地翻看賬本。要是出了問題，我又要親赴現(xiàn)場解決……
結(jié)束一天的工作時，我早已是身心俱疲�？晌乙遣〉沽耍蚴欠乓惶旒�，所有工作都會停擺。這么一想，我就只能繼續(xù)鞭策自己了。
現(xiàn)在想想，當(dāng)時我潛意識里定是認(rèn)為：“工作時間越長就越牛！”
可干著干著，我突然發(fā)現(xiàn)，要是一直疲于眼前的工作，忙著完成現(xiàn)在擺在眼前的業(yè)務(wù)，就開拓不出新的工作了。再這么下去，我就沒時間培養(yǎng)員工，也沒時間把腦子用在公司的經(jīng)營和發(fā)展戰(zhàn)略上。在不遠(yuǎn)的未來，我跟公司都會撐不下去的。
這種危機(jī)感督促我調(diào)整了工作方式。
打那以后，我每天6點(diǎn)起床，在8點(diǎn)前完成那天需要完成的工作。8點(diǎn)到中午的那幾個小時是我的“自我鉆研”時間，我會學(xué)習(xí)金融知識，上英語班，去健身房，閱讀和投資有關(guān)的各種商務(wù)書籍。而午餐時間和下午，我會約見優(yōu)秀的企業(yè)家和投資家，聽他們談?wù)動H身經(jīng)歷，或是把心思花在開拓新業(yè)務(wù)、構(gòu)思新點(diǎn)子上。
晚上會有些應(yīng)酬，有時是需要參加派對和會議。如果沒有安排，我會在傍晚6點(diǎn)左右回家，享受閑暇時光。
近期我每個月還會去外國出差，有時是為了演講，有時則是視察工作。在我出差的時候，公司的業(yè)務(wù)大多交給其他員工完成。比如前一陣子我去美國出差了3周。即使我不在，公司的運(yùn)轉(zhuǎn)也沒有出現(xiàn)任何問題。
以前的我苦于慢性的“拆了東墻補(bǔ)西墻”狀態(tài)，疲于眼前的工作，沒空考慮將來的事情。
而現(xiàn)在的我工作起來非常從容，還有足夠的自由時間用來投資在自己和公司的未來上。
兩者的區(qū)別究竟在哪兒呢？
興許有人覺得這是我編出來的吧。不，這的確是我的親身經(jīng)歷�！爸挥胁湃A出眾，或是意志力堅定的人才能做到。我是不行的�！币苍S會有人這么說�？晌覜]什么過人的才能，也不是很聰明，既沒有頑強(qiáng)的意志和毅力，也不是很擅長集中注意力。如果是我沒興趣的工作，我也會偷懶。如果你問我是勤奮還是懶惰，那我會毫不猶豫地回答后者。
正因?yàn)槲液軕卸�，所以才不想每天為工作疲于奔命，累得要死。想來想去，我終于決定將自己的工作“體系化”。
個人的才能與努力有難以翻越的“壁壘”
看完以上3個例子，大家有什么感想呢？
●神廚的美味肉排
●母親的杰出會計能力
●渾身上下累到死還要埋頭工作的能量
這些都是必不可少的。
廚師的任務(wù)是做出好吃的菜肴，會計負(fù)責(zé)人的任務(wù)是保證公司的財務(wù)不出問題，企業(yè)家的任務(wù)是保證公司的運(yùn)作。他們都要負(fù)起責(zé)任來，完成這些任務(wù)。想必各位讀者也在不斷努力磨練著自己的能力，以求在業(yè)界取得成功吧！
�。▓D1個人的才能與努力有難以翻越的“壁壘”努力&能力）可通過努力能辦到的事是有極限的�！癇IG”的神廚的確手藝高超，服務(wù)生里的確有態(tài)度非常好的，可光靠這兩三個人，店是做不大的。他們要是辭職走人了，這家店就得從頭來過了。
我的母親的確是個出色的會計，可父親和其他人并不了解她腦袋里的業(yè)務(wù)流程，所以母親去世之后，公司的業(yè)務(wù)就維持不下去了。
企業(yè)家再怎么粉身碎骨，拼命完成眼前的工作，部下也不會因此有所成長，組織也不會有所發(fā)展。
總結(jié)成一句話就是：個人的才能與努力有難以翻越的“壁壘”。
換言之，在工作過程中，或是在開拓業(yè)務(wù)、將店鋪和公司做大的過程中，你總會“碰壁”的。
本書將重點(diǎn)介紹“體系”工作法，幫助大家翻越這堵“高墻”。
“體系”是“無論是誰，無論什么時候做，無論他做幾次，都能得出同樣成果的系統(tǒng)”
近年，許多企業(yè)及業(yè)界都在提倡“構(gòu)筑體系”。各位讀者的上司興許也耳提面命過——“快把業(yè)務(wù)整出個體系來”吧。
可“體系”究竟是什么？我是這么定義的：“體系”是“無論是誰，無論什么時候做，無論他做幾次，都能得出同樣成果的系統(tǒng)”。
還是用【案例1】中的兩家餐廳為例吧。
“BIG”有一位神廚，可到頭來，他的技術(shù)只屬于他自己。他走了，店里的生意立刻變差了。
而“KitchenSmart”呢？他們將大廚的肉排歸納成簡單的食譜，連打工的學(xué)生都能輕松再現(xiàn)“大廚的
味道”。于是大廚的味道就變成了“KitchenSmart的味道”。這就是“體系化”的最好案例。
通過這個案例，我們能看出“體系化”有3個優(yōu)點(diǎn)。第1，菜肴變得更美味了。第2，菜肴的味道能保持在一定水準(zhǔn)上。第3，能充分發(fā)揮出神廚的才能。
這是為什么呢？如果不構(gòu)筑“體系”，神廚就不得不每天守在廚房做肉排了。但如果搞一個簡單的食譜，讓所有人都能做出那個味道，神廚就能把時間花在開發(fā)新菜肴、培養(yǎng)年輕廚師上，甚至有空放個假什么的。這樣一來，他工作起來注意力一定會更加集中。
只要構(gòu)筑好“體系”，工作就會從單調(diào)的重復(fù)進(jìn)入到下一階段。
能干的商務(wù)人士都會構(gòu)筑“體系”
問大家一個問題：聽到“能干的商務(wù)人士”，你們會聯(lián)想到什么？
在沒有任何人幫助的情況下，獨(dú)自完成大量的工作，效率超高，迅雷不及掩耳……大家興許會這么想吧。其實(shí)這只能算答對了一半。
對的那一半是什么？無論是什么工作，都需要最低限度的能力�？晒庥凶畹拖薅鹊哪芰σ膊粔颉Ｄ芰Ξ�(dāng)然是越高越好了。這些都是理所當(dāng)然的事。
可光有高超的能力，并算不上是“能干的商務(wù)人士”。這就是答錯的那一半。
假設(shè)有一家銷售公司，專賣價值3萬的商材。公司里有個營銷人員，基本上每天都能拿下10個合同。光看他的銷售技巧和業(yè)績，他也許算是個優(yōu)秀的商務(wù)人士吧。
可另一個銷售人員并不致力于提高自己的業(yè)績，而是將技巧歸納成指南手冊，構(gòu)筑起“體系”來，培養(yǎng)出了10個每天能拿下8個合同的部下。他們倆孰高孰低呢？
一個銷售員光靠自己的能力，每天帶來30萬銷售額。另一個呢，構(gòu)筑起了“體系”，不用親自出馬，
每天能帶來240萬銷售額。（圖2即便能力相同……沒有“體系”的人有“體系”的人）誰才是真正“能干”的銷售員呢，這還用得著
問么？
�、贀碛薪艹龅哪芰�
�、谀軐⒛芰ψ�?yōu)椤绑w系”
“能干的現(xiàn)代商務(wù)人士”，必須兼?zhèn)溥@兩個條件。
Stage02
什么工作需要“體系化”？
希望大家看過本書之后，都能學(xué)會“體系化”的方法。不過并不是所有工作都能“體系化”的。有些工作需要“體系化”，有些則不需要。
把怎樣的工作“體系化”，才能花最小限度的時間和勞力，取得最大的成果呢？這就是本節(jié)所講的主要內(nèi)容。
“操作類”與“思考類”
我們的日常工作能大致分成兩類。在本書中，我將其分別命名為“操作類”與“思考類”。
●“操作類”工作——不動腦子也能處理的工作。需要動手、動身體實(shí)際操作的工作。大多是常規(guī)工作。
例：歸納資料、登記賬本、準(zhǔn)備會議、主持會議、整理書桌，等等。
●“思考類”工作——需要動腦子的工作。知性工作。
例：新業(yè)務(wù)的計劃、企劃立案、寫作、經(jīng)營戰(zhàn)略、人事考核，等等。
讓我們從這個角度看看每天的工作吧。不同業(yè)種、職位也許會有所不同，但我的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)告訴我，商務(wù)人士大多把7~8成的時間花在了“操作類”工作上。
而“操作類”工作是最適用“體系”工作法的�！绑w系”能讓你的時間和勞力發(fā)揮更大的作用。
反之，“思考類”工作是最應(yīng)該花時間和勞力去做的。因?yàn)椤八伎碱悺惫ぷ髦挟a(chǎn)生的新業(yè)務(wù)計劃直接與未來的成果掛鉤。光靠“操作類”工作，自己和公司是不會有所成長的。
所以我們需要將“操作類”工作“體系化”，把節(jié)約出來的時間放在“思考類”工作上。
用對“麻煩”
其實(shí)在構(gòu)筑工作“體系”的過程中，“怕麻煩”
這種感情是非常重要的。說簡單點(diǎn)就是：“越是麻煩的事，就越是要用輕松的方法解決它�！�
這話聽上去很消極，但這種想法在“體系化”中尤為重要。讓我們先來看看“麻煩”的含義吧。麻煩也能分成兩種。
需要用腦思考的麻煩事，也就是“思考類”麻煩事，要積極主動地去做。不用動腦的麻煩事，也即是“操作類”麻煩事，要盡量化繁為簡。（圖3“操作類”比“思考類”輕松？）
“思考類”工作再麻煩，也要積極地去做。不停地用腦思考——這才是信息社會的商務(wù)人士的唯一制勝法寶。
而“操作類”麻煩事要盡可能用輕松快捷的方法解決，提高工作效率。
但這里有個不為人知的陷阱。什么陷阱？比起需要花精力去完成的“思考類”麻煩事，“操作類”麻煩事不用動腦子，所以大家往往會選擇把時間花在這類工作上。
●構(gòu)思新企劃案太麻煩了，先把眼前的工作搞定吧
●公司開會時總有太多不必要的環(huán)節(jié)，但想一個新方法太麻煩了，還是保持原樣吧
有不少商務(wù)人士怕“思考類”工作太麻煩，于是選擇了拖拉，轉(zhuǎn)投“操作類”工作逃避現(xiàn)實(shí)。
把時間和勞力花在“用腦思考”上
還有這樣的“麻煩”。
“懶得解釋給部下聽，干脆自己做好了�！�
這種想法也很危險。
與其把“操作類”工作交給別人，不如自己做來得更快——這話的確沒錯。因?yàn)樗瞬粫耆凑漳愕南敕▉�。要讓他人替你完成工作，就需要花費(fèi)好幾倍的技巧與勞力去教導(dǎo)他們。很多商務(wù)人士嫌煩，干脆自己上陣了事。
可是請大家回憶一下【案例1】中的神廚。就算他工作很麻利，從不放假，光靠他一個人能做出多少肉排呢？
那還不如把工作“體系化”，讓他人完成能夠輕松再現(xiàn)的“操作類”工作，自己則把心思花在構(gòu)思新菜式或取悅顧客這類“思考類”工作上。如此一來，他就不用沒完沒了地做常規(guī)工作了，還有可能孕育出幾十倍、幾百倍的成果。
Y-cube是一家專門面向中小型投機(jī)企業(yè)的人才顧問公司，代表董事長安田佳生先生本人也是位非常優(yōu)秀的顧問，深受企業(yè)家和學(xué)生們的歡迎。他在暢銷書《不要撿千元紙鈔》（Sunmark出版）中如此寫道：
如果讓優(yōu)秀的人做太多工作，他就無法發(fā)揮出最重要的能力。何為最重要的能力？
就是“孕育出新事物的能力”。不優(yōu)秀的人閑著也就閑著了，可優(yōu)秀的人一有空，就會有意識地，或是下意識地將時間用在“思考”上。而且他們的思考總會轉(zhuǎn)化為新點(diǎn)子和新事物。所以最有效率的戰(zhàn)略，就是讓優(yōu)秀的人“得閑”。
所以想在商界出人頭地的人，就必須將不動腦子的工作（沒有技術(shù)含量的工作或常規(guī)工作）“體系化”，提高工作效率，或是交給別人去完成。
再把節(jié)約出來的時間統(tǒng)統(tǒng)花在“動腦思考”上。
需要溝通的工作也要“體系化”
我們還可以從另一個角度給工作分類，那就是這份工作需不需要“溝通”。比如銷售和接待客人就屬于溝通類型。即便是坐辦公室，也要接待來客、接電話或發(fā)郵件，甚至是給人面試，與溝通密不可分。
溝通離不開他人，肯定很難“體系化”吧——大家可能會這么想。沒錯，把對話的內(nèi)容“體系化”的確很難。
然而和溝通有關(guān)的各種行為中，有不少是可以“體系化”的。比如銷售的準(zhǔn)備工作、推銷時要說的話、接送客戶的流程、要問應(yīng)聘人員的問題等等。
把這些工作“體系化”之后，你就能把更多的精力放在談話的內(nèi)容上了。
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